חוסכים בכוח אדם: מה היתרונות של מזכירה אישית וירטואלית?

כוח אדם בעסקים הוא נושא מאתגר ומורכב. מהגיוס ועד העבודה השוטפת, אי אפשר בלי עובדים. אבל זה לא בחינם. למעשה, עובדים בעסקים הם מקור להוצאה ניכרת של משאבים מכמה סוגים שונים. כיצד ניתן לייעל זאת? עסקים מחפשים לעתים קרובות תשובה טובה לשאלה חשובה זו ומסתבר שיש! הכירו את המזכירה האישית הווירטואלית שלכם.

לעשות יותר עם פחות

עסקים תמיד מחפשים, כיצד לעשות יותר עם פחות. למצות את המשאבים שעומדים לרשותם, באופן הטוב ביותר. מזכירה אישית וירטואלית הוא שרות מבוקש, אשר מספק שירותי מזכירות מרחוק. לאחר שתקראו מידע נוסף על מזכירה אישית, תבינו שיש כאן הזדמנות מיוחדת לשיפור התנהלות העסק. הרעיון הכללי, הוא הוצאת חלק מפעילות העסק "החוצה", לגורם מקצועי חיצוני. מה זה אמר בפועל?

להתנהל ביעילות מרחוק

שירות המזכירה האישית הווירטואלית משתלב באופן "חלק" בפעילות העסק. זאת, כתחליף לפעילויות מזכירות רגילות, אשר כוללות אינטראקציה עם גורמים שונים בעסק ומחוצה לו וסיוע במשימות אדמיניסטרציה שונות. דוגמה בולטת לכך היא מענה טלפוני למתקשרים לעסק. דוגמאות נוספות עשויות להיות למשל ניהול יומן ותיאום פגישות, שירותי תמלול והקלדה ואף סיוע עם משימות שוטפות (כגון הוצאת חשבוניות ללקוחות).

שינוי קטן, יתרונות גדולים

מזכירה אישית וירטואלית משתלבת כאמור בפעילות הרגילה של העסק, אך עושה זאת מרחוק. בתור ההנהלה, תוכלו לחשוב על זה כעל שרות שאתם מקבלים מאחת ממחלקות העסק, אשר ממוקמת בחדר אחר. זה עד כדי כך פשוט. היתרונות בכך רבים והם כוללים בין השאר

• חסכון בכוח אדם – צמצום היקף העובדים שמועסקים כשכירים, שהיא צורת העסקה מורכבת ולא תמיד משתלמת.
• חסכון כספי ניכר – חסכון כספי, אשר נובע מכמה מקורות. אופן התשלום תמורת השרות נוח ואף מוזיל מבחינה כספית. כמו כן, אין צורך בעמדת מזכירות מצוידת ויקרה, אשר יש גם לתחזק ולשדרג עם הזמן. עמדה כזו, מתבטאת כמובן גם בעלויות נדל"ן (בין אם בבעלות העסק או בשכירות), חשמל ומיזוג אוויר. בסך הכול, אלה עלויות מצטברות לא מבוטלות.
• התייעלות – קבלת מענה מקצועי ואיכותי, למשימות שעבורן שוכרים את השירות.
• סיוע לצמיחה – עסקים מחפשים תמיד משאבים נוספים לשם צמיחה. מקור מצוין וחשוב למטרה זו הוא צמצום ההוצאות ומזכירה אישית וירטואלית תורמת לכך. את המשאבים שיתפנו תודות למודל עבודה זה, תוכלו להפנות למטרות אחרות.
• גמישות – ניתן להרחיב או לצמצם את היקף השירות, בהתאם לנסיבות ולמטרותיכם. זו היא גמישות גדולה אשר אין בהעסקת עובדים שכירים בהיקף משרה קבוע.

חשיבות הגמישות לעסקים

היבט הגמישות שהזכרנו, חשוב כיום יותר מתמיד. עולם העסקים דינאמי מאוד. העסקים עצמם משתנים עם השנים. במקביל, סביבתם העסקית משתנה וגם זה מוביל לשינויים בעסק עצמו ועסקים רבים מתקדמים לשימוש במערכות מתקדמות לייעול העבודה. כתוצאה מנקודות אלה ונוספות, חשובה מאוד היכולת לשנות תוכניות ולממש תוכניות חדשות, במהירות וביעילות. מבחינת כוח אדם, העסקת עובדים שכירים מתאימה פחות למימוש שינויים מהירים כאלה. ישנו גם המונח המיוחד אך חשוב "זמישות" – שילוב של זריזות וגמישות. זהו מעין תרגום עברי מאולתר אך נפוץ, למונח הלועזי Agility. זמישות מתייחסת ליכולת העסק להתאים עצמו במהירות לשינויים בסביבתו וגם לביצוע תוכניות חדשות שהוא יוזם מעבר לכך. שירותי כגון מזכירה אישית וירטואלית מסייעים לקדם זאת בפועל.

לסיכום

בהחלט כדאי לשקול לעבוד בצורה כזו. הדבר אולי לא מתאים לכל עסק ובכל מצב. אך אפילו הידיעה שניתן להשתמש בכך כאשר זה יתאים לכם, תרחיב את האפשרויות שזמינות עבורכם. כמו שאומרים – ידע הוא כח!